Akta osobowe pracownika: jak prowadzić i przechowywać?
Stwórz CV teraz
Akta osobowe zawierają wszystkie kluczowe informacje o pracownikach. Ich zbieranie i przechowywanie — w formie papierowej lub elektronicznej — jest obowiązkiem pracodawcy, który zatrudnia ludzi w ramach stosunku pracy.
Z tego artykułu dowiesz się:
- co powinny zawierać akta osobowe pracowników
- jak prowadzić akta osobowe zgodnie z przepisami
- jak przechowywać akta osobowe w 2024 roku.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
Dlaczego warto nam zaufać i skorzystać z kreatora InterviewMe? Tutaj poznasz opinie użytkowników, którzy już stworzyli w nim swoje CV lub list motywacyjny.
1. Akta osobowe — czym są i co powinny zawierać?
Prowadzenie akt osobowych to jeden z obowiązków pracodawcy, wymieniony w art. 94 Kodeksu pracy:
Art. 94. Pracodawca jest obowiązany w szczególności:
(...)
9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);
To oznacza, że jeśli firma zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę, to każdy z nich musi mieć osobną teczkę na akta osobowe. Zaniechanie tego obowiązku może skutkować grzywną w wysokości od tysiąca do nawet 30 tys. zł. Za drobne błędy w prowadzeniu akt osobowych pracodawca dostanie maksymalnie 2 tys. zł kary. A warto pamiętać, że to m.in. w te akta w pierwszej kolejności zerknie inspektor Państwowej Inspekcji Pracy w razie kontroli.
No dobrze — a co powinny zawierać akta osobowe?
Od 23 kwietnia 2023 r. akta osobowe pracowników składają się nie z czterech, a z pięciu części: A, B, C, D i E. Ich zawartość określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wraz ze zmianami, które dodano w rozporządzeniu z 6 marca 2023 r.
Poniżej omówię pokrótce każdą z nich.
Akta osobowe — część A
W pierwszej części akt osobowych pracownika należy przechowywać oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Należą do nich m.in.:
- kwestionariusz osobowy pracownika
- dyplom ukończenia studiów
- certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
- świadectwa pracy z poprzednich firm.
W przypadku odpisów i kopii dokumentów przedłożonych przez pracownika należy poświadczyć ich zgodność z oryginałem.
Akta osobowe — część B
W części B akt osobowych pracownika znajdują się oświadczenia i dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Jest ich bardzo dużo, jednak do najważniejszych należą:
- umowa o pracę
- dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika
- zakres obowiązków pracownika
- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika
- potwierdzenie, że pracodawca poinformował pracownika o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym oraz celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu czy wprowadzeniu innego rodzaju kontroli
- potwierdzenie pracownika, że zapoznał się on z regulaminem pracy i zasadami BHP oraz że otrzymał informację o warunkach zatrudnienia
- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub ich zmiany w innym trybie
- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
- dokumentacja urlopów dla rodziców oraz urlopów bezpłatnych
- skierowanie na badania lekarskie i orzeczenia na temat stanu zdrowia pracownika
- dokumenty związane z wykonywaniem pracy zdalnej i stosowaniem elastycznej organizacji pracy.
Akta osobowe — część C
W trzeciej części akt osobowych należy przechowywać dokumenty i oświadczenia związane z ustaniem zatrudnienia. Są to m.in.:
- wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę
- żądanie wydania świadectwa pracy i kopia tego świadectwa
- oświadczenia związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
- umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (o ile strony ją zawarły)
- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z ewentualnym postępowaniem egzekucyjnym.
Akta osobowe — część D
Część D akt osobowych to ta, której nikt nie lubi. To w niej gromadzi się bowiem wszelkie dokumenty związane z ukaraniem pracownika. Należą do nich:
- odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika
- dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Jeśli więc otrzymałeś od pracodawcy naganę lub zostałeś zwolniony dyscyplinarnie, informacje na ten temat znajdziesz w czwartej części swoich akt osobowych.
Akta osobowe — część E
Piąty, czyli ostatni element akt osobowych — część E — wprowadzono w 2023 r. wraz z nowym Kodeksem pracy. To tutaj znajdują się wszelkie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika. Oznacza to, że w części E akt osobowych należy przechowywać:
- informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
- informacje o badaniu stanu trzeźwości pracownika przez uprawnione do tego służby (np. policję)
- informacje o przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (np. narkotyków, dopalaczy)
- informację o badaniu pracownika na obecność tych środków przez uprawnione organy.
Inna dokumentacja pracownicza
Pozostałych dokumentów nie gromadzi się w aktach osobowych, a w czymś, co nazywa się dokumentacją w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Tutaj znajdują się przede wszystkim:
- ewidencja czasu pracy
- wnioski pracownika o urlop wypoczynkowy
- karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą
- ewentualny wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Chcesz od razu napisać CV? Skorzystaj z naszego kreatora, w którym znajdziesz profesjonalne szablony do uzupełnienia i praktyczne podpowiedzi. Stwórz CV w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz CV i pobierz dokument w PDF tutaj.
2. Akta osobowe 2024 — jak je przechowywać i prowadzić?
Kodeks pracy w art. 94 nakazuje pracodawcy przechowywać dokumentację pracowniczą — w tym akta osobowe — w sposób bezpieczny i uporządkowany, tak aby zachować jej poufność, integralność i kompletność.
Można je przechowywać w wersji papierowej lub elektronicznej — najważniejsze, by odpowiednio chronić zawarte w nich informacje. Akta osobowe muszą więc być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych.
Dokumenty muszą być dostępne nie tylko przez cały okres zatrudnienia pracownika, a też przez 10 lat po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. W niektórych przypadkach ten okres może być jeszcze dłuższy — np. jeśli pracownik był zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., ten okres wynosi aż 50 lat.
Co istotne, dokumenty znajdujące się w częściach D i E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących konkretnego rodzaju kary, odpowiednio je numerując (np. D1, D2, D3… oraz E1, E2, E3 itd.).
Później — po usunięciu z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu albo informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika — usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym nadaje się następujące po sobie numery.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Dokumenty w aktach osobowych pracownika powinny być ułożone w porządku chronologicznym i numerowane — od historycznie najstarszych do najnowszych. A każda ich część musi zawierać wykaz pism, które się w niej znajdują.
Ponadto zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo złożyć do pracodawcy wniosek (papierowy albo elektroniczny) o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej.
Musisz napisać również list motywacyjny? W naszym kreatorze znajdziesz nowoczesne wzory do wypełnienia i praktyczne porady. Stwórz list motywacyjny w 5 minut tutaj.
Zobacz inne szablony, stwórz list motywacyjny i pobierz dokument w PDF tutaj.
Masz dodatkowe pytania na temat prowadzenia lub przechowywania akt osobowych pracowników? Zadaj je w komentarzu — spróbuję Ci pomóc.
Proces redakcyjny InterviewMe
Ten artykuł został sprawdzony przez nasz zespół i jest zgodny z procesem redakcyjnym InterviewMe. Zależy nam na dzieleniu się naszą wiedzą oraz dostarczaniu rzetelnych i godnych zaufania porad zawodowych dopasowanych do Twoich potrzeb. Nasze wysokiej jakości treści co roku przyciągają ponad 10 milionów czytelników. Ale na tym nie koniec. Regularnie publikujemy też autorskie badania, aby lepiej rozumieć rynek pracy i jesteśmy dumni, że cytują nas czołowe media w Polsce.
Źródła
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
- https://www.pip.gov.pl/dla-pracownikow/niezbednik-pracownika/legalnosc-zatrudnienia
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180002369/O/D20182369.pdf
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000471/O/D20230471.pdf
